Votre guide de collaboration

Selon une étude de Forrester, 71 % des employés travaillant pour des PME utilisent encore un PC comme principal outil de travail et, parmi eux, seuls 26 % disposent d’outils infonuagiques. Pour arriver à vraiment collaborer, les employés ont besoin du type d’outils qui leur permet de travailler en temps réel, quels que soient l’endroit, l’heure et l’appareil. Or, outre l’appareil adéquat, il importe aussi d’avoir les bonnes applications et un accès à Internet robuste.

Demandez à vos employés comment ils travaillent et réfléchissez à la manière d’outiller votre équipe pour qu’elle collabore aisément en temps réel :

• Appareils : Si la dépendance au télétravail de votre entreprise va en s’accroissant, le temps est peut-être venu de remplacer les PC par des ordinateurs portables, des tablettes ou d’autres appareils portatifs. Vous pourriez aussi instaurer une politique autorisant les employés à utiliser leurs appareils personnels, des outils qu’ils connaissent déjà. Les solutions de réseautage modernes comprennent des fonctions qui permettent les politiques de ce genre sans pour autant compromettre la sécurité du réseau.
• Applications et intégrations : Si votre équipe est de celles qui ont souvent à poser des questions sans délai, disposez-vous d’une option de clavardage ou de messagerie instantanée qui pourrait simplifier ce processus? Si vous multipliez les séances de remue-méninges, y aurait-il lieu de vous doter d’une application de collaboration où tous peuvent avancer des idées dans un document partagé? En analysant la façon de travailler de votre équipe, vous arriverez à prioriser les outils qui s’imposent pour votre organisation.
• Connectivité : Face à l’essor du télétravail, il est possible que les employés aient besoin d’options Internet supérieures et mieux sécurisées. Il existe une foule d’options de connectivité permettant à votre équipe de travailler, peu importe l’endroit et l’appareil.

Si l’on se fie aux projections, l’adoption des outils de collaboration continuera à augmenter dans un avenir prévisible; une étude estime que, d’ici 2025, le marché mondial de la collaboration en entreprise atteindra 45 milliards de dollars américains. Même si votre organisation tarde à se tourner vers les outils de collaboration, le temps viendra rapidement où des collègues externes ou des clients s’attendent à pouvoir vous joindre en utilisant des technologies collaboratives.

Au rythme où les choses changent actuellement, nous comprenons que les entreprises hésitent à se jeter sur la technologie dernier cri du moment. Et si, après tout, elle n’arrivait pas à livrer la marchandise? Et si le prochain outil mis en marché la détrônait et entraînait du même coup d’importants frais de remplacement ou une nouvelle courbe d’apprentissage post-adoption?

Cela dit, l’adoption des outils actuels peut être avantageuse même si vous avez à les remplacer en aval. En utilisant des solutions de collaboration maintenant, vous habituez votre équipe à travailler dans un environnement de collaboration et favorisez l’adoption à long terme. De plus, en actualisant vos appareils et votre infrastructure TI dès maintenant, vous serez en mesure d’adopter plus aisément les nouvelles technologies à mesure qu’elles seront commercialisées.

D’ici 2025, le marché mondial de la collaboration en entreprise atteindra 45 milliards de dollars américains. – Adroit Market Research

Pour les coéquipiers qui travaillent en personne d’ordinaire, le nouvel environnement de collaboration offre de nombreux avantages. Travailler en équipe et en temps réel sur un document donne lieu à une interaction « en personne » nouveau genre avec les collègues qui travaillent ailleurs. Or, même pour les personnes qui s’adaptent rapidement, des enjeux comme la fatigue technologique ou les frustrations liées à la connectivité peuvent faire obstacle à l’adoption à long terme.

Pour encourager l’adoption, voici quelques points à considérer :

• Donner l’exemple : En fait d’adoption, l’exemple doit partir du haut, et il revient aux leaders de donner l’exemple à leurs employés. Mais il ne suffit pas d’utiliser les outils : leur utilisation doit aussi s’inscrire dans la productivité. Il faut montrer comment collaborer de façon à bien employer son temps. Par exemple, les leaders peuvent s’efforcer de terminer les vidéoconférences tôt afin d’accorder une pause aux employés avant le prochain rendez-vous.
• Créer des vidéos ou documents de formation courts : Des vidéos ou documents de formation courts et simples aideront les employés à se sentir moins dépassés par la technologie, donc plus enclins à l’adopter.
• Fournir des instructions d’utilisation : En donnant aux membres de votre équipe des instructions de base sur la façon d’utiliser les outils de collaboration, vous veillerez à ce que tout le monde travaille en suivant les mêmes directives, ce qui peut prévenir la mauvaise utilisation des outils.
• Favoriser l’équilibre : Des outils qui permettent la collaboration et les interactions en temps réel peuvent induire chez les employés l’impression qu’ils doivent toujours être disponibles et prêts à répondre, et ce, même durant les réunions ou en dehors des heures de bureau. Encourager les employés à mettre de côté ces outils lorsqu’ils ne travaillent pas et leur accorder, après les réunions, le temps et l’espace de rattraper efficacement ce qu’ils ont manqué peut changer la perception de ces logiciels en ligne, qui deviendront alors des outils plutôt que des tâches.

D’après un sondage mené auprès de 3 000 dirigeants d’entreprise en 2020, le plus important facteur pour pérenniser le télétravail est l’introduction d’outils de collaboration numérique. – Deloitte